Pandemi, neredeyse sona erdi ve birçok şirket personelini ofise çağırıyor. Ancak, geleneksel çalışma şekli, özellikle uzaktan çalışmanın rahatlığını ve esnekliğini deneyimledikten sonra, birçok çalışanın hoşuna gitmiyor. Bu nedenle, işverenler ve çalışanlar arasında ofislere dönme konusunda önemli bir fikir ayrılığı var. Hibrit çalışma modeliyse evden çalışma ile ofiste çalışma arasında bir orta yol olarak ortaya çıktı.
Çalışanlar uzaktan ve hibrit çalışma modellerini tercih ediyorlar mı?
Çeşitli anketler gerçekleştirdik ve çalışanların esnek bir hibrit çalışma modelini tercih ettiklerini tespit ettik. Anketlerimizden birine göre katılımcıların sadece %7’si şirket içi çalışmak istiyor:
Çalışanlar, esnek hibrit çalışma modeline sahip şirketleri, daha iyi şartlar sunmalarına rağmen, sadece ofiste çalışılan şirketlere tercih ediyor.
Peki bu yeni model sizin ve işiniz için doğru mu? Bu rehber, hibrit bir modelde çalışmanın artılarını ve eksilerini derinlemesine inceliyor!
Hibrit çalışma nedir?
Yeni nesil çalışma modellerinden biri olan Hibrit Çalışma Modeli, pandemi nedeniyle yeni yeni gündeme gelse de gelecekte işverenler ve çalışanlar tarafından en çok benimsenecek bir çalışma modeli olarak görülmektedir.
Hibrit çalışmanın tanımına girmeden önce, İK uzmanları arasında tartışılan farklı uzaktan çalışma modellerini gözden geçirmekte yarar var.
Farklı uzaktan ve hibrit çalışma modelleri
Ofiste çalışma modeli: Bununla geleneksel ofis çalışması kastedilir. Personel eskiden olduğu gibi bir ofise gider ve belli saatler arası çalışır. Bu modelde personele saat veya lokasyon için herhangi bir esneklik sunulmaz.
Tam uzaktan çalışma modeli: Bu modelde herkes uzaktan çalışır ve kimsenin şirket ofislerinde çalışması gerekmez.
Öncelikli uzaktan çalışma modeli: Çalışanların uzaktan çalışması beklenir ve bu şirket tarafından teşvik edilir. Bu modelde çalışan şirketler yine de bir miktar ofis alanı tutmak zorundadır çünkü çalışanların zaman zaman şirket ofislerine gelmesi gerekebilir.
Hibrit çalışma modeli: Bu modelde, belirlenen bazı departmanlar veya şirketin bir kısmı uzaktan çalışır, diğer kısmı ise bir ofiste faaliyet gösterir. Bu model aynı zamanda kısmi uzaktan hibrit olarak da adlandırılır.
Esnek çalışma veya esnek hibrit model: Herhangi bir çalışan veya departman tamamen uzaktan veya ofiste çalışabilir.
Kendi çalışma modelini kendin seç: Bu model esnek hibrit modele çok benzer ancak bir istisnası vardır: Şirket, çalışanlardan yukarıda belirtilen çalışma modellerinden birini seçmelerini ister. Çalışanların daha sonra seçimlerine uymaları beklenir.
Uygulamada ise bir anlam kargaşası bulunmaktadır. Şirketler esnek ve hibrit çalışmayı karıştırmaktadır. Yani temel olarak, hibrit çalışma modeliyle şirketler ya bir departmanın ya da çalışanların bir kısmının uzaktan çalışmasını, bir kısmının da işyeri olarak ofiste çalışmasını kasteder. Bu terim aynı zamanda çalışanların birkaç gün uzaktan veya ofiste çalışabileceği anlamına da gelir. Bu bakımdan hem işyeri hem de iş günleri esnek olarak kabul edilir.
Hibrit çalışmanın artılar
En verimli olduğunuz yer, zaman ve şekilde çalışın
Çeşitli araştırmalar uzaktan çalışmanın çalışanların üretkenliğini artırdığını göstermektedir. Ofis ortamındaki düşük verimliliğin ana nedenlerinden biri, çalışanların her 20 ila 30 dakikada bir sohbet için işe ara vermesi ya da planlanmamış bir toplantıya çağrılmalarıdır. Yapılan iş bölündükten sonra tekrar odaklanma 25 dakika zaman kaybına neden olmaktadır. Üstelik etraftaki konuşmalar ve gürültülerden bahsetmiyoruz bile.
Buna ek olarak, kimi kişiler günün farklı saatlerinde kayda değer ölçüde daha iyi performans gösterir. Bazıları için en iyi odaklanma zamanı gecedir; bazıları için de sabah verimli bir çalışma zamanıdır. Çalıştığımız yer de birçok insan için önemlidir. Bazı insanlar bir kafede çalışmayı sever, bazıları ise mutlak sessizliğe ihtiyaç duyar. Hibrit çalışma, en yüksek üretkenlikte çalışmak ve en derin çalışmayı gerçekleştirmek için üst düzeyde esneklik ve seçenekler sunar.
Daha iyi iş-yaşam dengesi
Amerikalı bir çalışan için ortalama işe gidip gelme süresi 54 dakikadır. İngiliz bir çalışan için ise 59 dakikadır. Aynı şekilde ülkemizdeki büyükşehirlerde yaşayanlar için de ortalama olarak, işe gidip gelirken günde 1 saat kaybettiğimizi rahatlıkla söyleyebiliriz. Kişisel bakım, kıyafetlerin hazırlanması ve diğer hazırlık aşamaları da hesaba katılırsa, işe gitmek için harcanan zaman 1 saatin çok üzerindedir. Ayrıca insanlar işe gidip gelirken de yorulmakta ve bu da performans kaybına yol açmaktadır.
Hibrit ve uzaktan çalışma modelleri, çalışanların hazırlanma ve yol için harcadıkları zamandan tasarruf etmesini sağlar. Bu da daha iyi bir iş-yaşam dengesini teşvik eder.
Dünyanın dört bir yanındaki yetenekleri işe alın (Küresel yetenek havuzuna erişin)
Hibrit çalışmanın şirketler için en önemli avantajlarından biri, dünyanın dört bir yanından yetenekleri işe alma fırsatıdır. Birçok ülkede işgücü maliyeti ülkemize nazaran daha uygun olabilmektedir. Ayrıca, RemoteOk ve NomadList gibi çeşitli platformlardan olağanüstü, uygun maliyetli yetenekleri işe almanız da mümkündür. Ancak, farklı lokasyonlarda çalışanların bordro yönetimi için platforma ihtiyacınız varsa, Gusto veya Remote iyi seçeneklerdir.
İş Gücünüzün Verimliliğini Artırın
Hibrit çalışma ile ekibiniz derinlemesine ve konsantre iş yapmak için daha fazla imkana sahip olur. Bir araştırma her 11 dakikada bir dikkatimizin dağıldığını ve yeniden odaklanmamızın 25 dakika sürdüğünü gösteriyor. Bu dikkat dağınıklıklarını topladığımızda günde 2,1 saat etmekte. Bu da tipik bir iş gününün %25’i demek! Hibrit çalışma modelinde, ekibiniz odaklanarak bazı işleri tamamlamak için haftada birkaç gün uzaktan çalışabilir; ayrıca iş birliği için ofise de gelebilirler. Bu anlamda, birçok kişi esnek hibrit modelini olabilecek en iyisi çalışma modeli olarak görmektedir.
Ofis kirası ve benzin masraflarından tasarruf edin
Şirket içi modelde çalışmak aslında maliyetli bir çalışma şeklidir. Hibrit bir çalışma modeliyle, sabit masaları, herkesin oturabileceği şekle dönüştürebilir ve ihtiyacınız olan çalışma alanını önemli ölçüde azaltabilirsiniz. Daha az alana ihtiyaç duyacağınız için daha küçük bir ofis kiralayabilir veya ortak çalışma alanlarında çalışabilirsiniz. Hatta bazı şirketler çalışanlarından kendi ekipmanlarıyla çalışmalarını da isteyebilir.
Esnek hibrit model, aynı zamanda çalışanlar için de tasarruf etmenin bir yoludur. Bugünlerde benzin fiyatlarının ne kadar pahalı olduğu göz önüne alındığında, ofise daha az gidilmesi hem şirketlerin servis masraflarını hem de çalışanların yol masraflarını aşağıya çekmektedir.
İş performansının daha iyi ölçümü
Ekipler uzaktan çalıştığında, zamanı nasıl kullandıklarını takip etmek için Flexytime gibi bir aracı kullanmak önemlidir. Çünkü herkese bir PDKS makinesi vermek mümkün değildir. FlexyTime sadece insanların ne zaman çalışmaya başladığını ve ne zaman çalışmayı bıraktığını ölçmekle kalmaz, aynı zamanda ekibinizin gizliliğine saygı duyarak ekibinizin üretkenliği ve refahı hakkında çeşitli bilgiler verir. Böylece FlexyTime iş hesap verebilirliğini ve performansını geliştirir. Bu aynı zamanda adaleti de teşvik eder. İnsanlar geleneksel bir ofiste çalışırken birçok şirket bu tür bir aracı kullanmaya ihtiyaç duymamıştı. Ancak, şirket içinde çok yoğun çalışanlar olduğu gibi, pek çoğu da radarın altında kalıp, kötü performans göstermekteydi. Bu da şirketlerdeki adalet duygusuna zarar veriyordu. FlexyTime ve benzeri araçlar ekibinizin performansını daha iyi değerlendirmenize yardımcı olabilir.
Hibrit Çalışmanın Eksileri ve Dikkat Edilecek Önemli Noktalar
Adalet ve Kapsayıcılık için Ekstra Çaba
Ekip üyelerinizden bazıları uzaktan çalışırken diğerleri şirket içinde çalışıyorsa, şirket içi ekip üyeleri sırf yakınlık nedeniyle uzaktan çalışan üyelere göre haksız bir avantaja sahip olur. Şirket içi çalışanlar karar vericilere çok daha sık ve kolaylıkla erişebilir. Ayrıca bir toplantıda alınan kararları da etkileyebilir ya da değişmesine sebep olabilirler. Bu nedenle, özellikle toplantılar, şirketin sunduğu imkânlar (verilen her türlü hediye, elektronik cihaz, yan hak vb.) ve performans değerlendirmelerinde herkese adil davranmak için ekstra çaba sarf etmeniz gerekir.
Toplantılarınızı değiştirin
Şirketlerde önemli kararların çoğu toplantılarda alınır, ancak şirket ofisinde çalışanlarınız bir masa etrafında toplanırsa ve uzaktan çalışanlarınız bir konferans odasında Zoom ya da Microsoft Teams kutularına sıkışmışsa, adaletsiz bir ortam yaratmış olursunuz. Bu nedenle herkesin masasına gitmesi ve toplantıya bireysel olarak bağlanması en doğru yoldur. Böylece herkes eşit şartlarda toplantıya katılmış olur.
Performans Değerlendirmeleri
Performans değerlendirmeleri bir diğer kritik unsurdur. Objektif olmak için, performans ölçütlerini rakamlara dökmeniz ve bu sayısal değerlere odaklanmanız gerekir. Aksi takdirde, her gün iletişim ve bağ kurduğunuz ofiste çalışanlar, uzaktaki ekip üyelerine göre bir avantaja sahip olacaktır. Bu avantaj sebebiyle de ofiste çalışanlar uzakta çalışanlara göre kariyerlerinde daha hızlı yükseleceklerdir.
İletişim tarzlarını değiştirmek ve eş zamansız iletişime uyum sağlamak
Uzak ekip üyelerine sahip olmak neredeyse her zaman farklı saat dilimleri anlamına gelir. Bu sebepten ötürü herkesin aynı anda katılacağı (yani eş zamanlı veya senkron) toplantılar yapmak çok da mümkün olmayacaktır. Bu nedenle video mesajları, ekran kayıtları, slack mesajları ve e-postaları daha sık göndermeniz gerekecektir. Başlangıçta bu bir yük gibi görünse de bu durum şirketinizin dokümantasyon sürecine ve kurumsallaşmasına yardımcı olacaktır. Ayrıca ekibinize verdiğiniz herhangi bir görevin yanlış anlaşılmasını da önlemiş olursunuz.
Siber güvenliğinizi ve teknik desteğinizi artırın
Bu çok çok önemli bir konu. Şirket çalışanları genel olarak BT desteğinden çoğu zaman memnun değillerdir. Fakat herkes şirket içinde çalıştığı zaman, işleri hızlandırma şansına sahip olabilirsiniz, ancak uzaktan çalıştığınızda bir biletleme sistemi dışında elinizde pek de bir imkân bulunmamaktadır. Uzaktan çalışırken BT desteği olağanüstü iyi olmalıdır, öyle ki BT desteğiniz gerçek bir müşteriye hizmet veriyormuş gibi davranmalıdır.
Ekibiniz özellikle kendi ekipmanlarını kullanıyorsa siber güvenlik de bir diğer önemli husustur. Masum bir USB’nin nelere yol açabileceğini hepimiz biliyoruz. Bu nedenle şirketler bağlantılar için iki faktörlü kimlik doğrulama kullanmalı, şirket verilerini güvence altına almalı ve çeşitli roller için farklı yetkilendirme seviyeleri atamalıdır.
Hibrit çalışma modelinizi nasıl oluşturabilirsiniz?
Alışılageldik bir çalışma modelinden apayrı ve yepyeni bir çalışma modeli için bazı hazırlıkların yapılması gereklidir. Hibrit çalışma modelini oluşturmadan önce ve modelin uygulanması sırasında yapılması gerekenleri şöyle sıralayabiliriz:
Sürekli geri bildirim toplayın ve ekibinize anket yapın
Çalışanlarınızın ne isteyeceğini varsaymadan evvel, neye ihtiyaçları olduğunu sormak en iyisidir. Sonuçta her şirket ve ekip biraz farklıdır. Bu yüzden beklentiler de farklılık gösterebilir. Bu işin püf noktası, çalışanların geri bildirimlerini sürekli olarak toplamaktır. Çoğu şirket çalışanlarına ihtiyaçlarını bir kez sorar ve geri bildirim toplama işini yıllık çalışan memnuniyeti anketine bırakır ki bu da maliyetlidir. Anketin içgörülerini anlamak için çok çaba sarf etmeniz gerekir. Bu nedenle çalışanlardan daha sık geri bildirim almak her zaman önemli ve çok daha düşük maliyetlidir.
Esnekliği destekleyen altyapıyı oluşturun
WHibrit iş yerlerini benimseyen ve yaratan şirketlerin eş zamansız (asenkron) iletişim araçlarına ve siber güvenliğe yatırım yapması gerektiğinden bahsetmiştik. Ancak ofis kullanımınızı koordine etmek için yazılım ürünlerine de yatırım yapmanız gerekiyor. Belirli zamanlarda, uzaktan çalışanlar ofisi ziyaret etmek isteyebilir, ancak zaten ofis alanından tasarruf ettiğinizi düşünürsek, bir masa rezervasyon aracı gerekli olabilir. Bir diğer önemli husus da İK’nın, sunduğunuz esnekliklerle ilgili şirket politikaları oluşturmasıdır. Bu anlamda bir dizi kural oluşabilecek kaosu önleyecektir.
Harika bir işyeri deneyimi ve şirket kültürü yaratın
Herkesin ofiste çalıştığı zamanlarda bile muhteşem bir şirket kültürü oluşturmak zordur. Hibrit modelde, en iyi uygulama olarak oluşturduğunuz tüm pratik güncellenmelidir. Her şey uzaktan ve hibrit çalışmaya göre yeniden değerlendirilmelidir. Biraz uğraştırıcı olmasına rağmen eğer bunları yapabilirseniz hibrit modelin tüm avantajlarından yararlanabilir ve rakiplerinize de fark atabilirsiniz.
Adil ve kapsayıcı olun
Adalet, sosyal grup dinamiklerini etkileyen en önemli olgudur. Uzaktan çalışanlarınız, ofis içinde çalışan ekibinize kıyasla kendilerini daha aşağı hissederse, hoşnutsuzluk ortaya çıkacaktır. Böyle olursa, çok kıymetli uzaktan çalışanları kaybedebilirsiniz. Bu nedenle, KPI değerlendirmeleri, hatta bir toplantıyı nasıl düzenlediğiniz veya ofis malzemelerini nasıl dağıttığınız da dahil olmak üzere, her uygulama ve politikanızın her açıdan adil olması gerektiğini aklınızdan çıkarmayın. İster uzaktan ister yerinde olsun, ekiplerinize sağladığınız tüm avantajlarda adil olun.
Ekip üyeleriniz bir fikir paylaştığında ise onları dikkatle ve kalben dinleyin. Her fikre değer verin ve çalışan katılımını artırmak için elinizden geleni yapın. Kişilerin iş yerine katılımlarını en üst düzeyde tutmak için fikirlerine saygı duyulduğunu göstermeniz gereklidir.
Sanal bir topluluk oluşturun
Ofiste çalışmanın en iyi avantajlarından biri sosyalleşme ve diğer insanlardan yeni şeyler öğrenme fırsatıdır. Bu kalabalık ve gürültülü ortam her ne kadar insanların odaklanmasını bozsa da ilgili sohbetler üretkenlikten çalsa da bu durum yaratıcılığı ve bir ekibin/topluluğun parçası olma hissini teşvik eder. İşyerinde bir grubun veya topluluğun parçası olmak aidiyeti de teşvik eder ve bir zoom kutusuna sıkışmış bir kişiden daha fazlası olduğumuzu hissetmemizi sağlar.
Sanal topluluklar oluşturmak ve hibrit işyerlerinde ofislerdekine benzer bir aidiyet duygusunu tesis etmek müthiş bir zorluktur. Mümkün olduğunca çok sayıda sanal topluluk oluşturun. Sanal topluluklarınızı tanıtmak için İK’yı teşvik edici bir lider olarak kullanın. Bazı kişilerin topluluklarda daha aktif olmak için yardıma ihtiyacı olabilir. Yeni gelenlere ve genç ekip üyelerine özellikle dikkat edin; bu kişiler için benzersiz topluluklar oluşturmaya çalışın.
Sağlıklı yaşam molaları planlayın – Çalışan refahını takip edin
Ekip üyelerinizden herhangi birinin tükenmişlik ya da odaklanma sorunu yaşayıp yaşamadığını tespit etmek ve aksiyon almak önemlidir. FlexyTime ekip üyelerinizin refahını aktif olarak takip eder. FlexyTime, ekibinizin refahını izlemek için başka alarmlar da sunar. Her şey yolunda gitse bile, İK’nızın sağlık molalarını önceden planlamasına izin verin. Bu molalarda, spa, kaplıca ve bunun gibi nice aktivite planlayabilirsiniz.
Şirket inzivalarını planlayın
Bu, uzaktaki ekibinizle yüz yüze görüşme yapmanın en iyi yollarından biridir. Ayrıca tüm ekip üyelerinizle yüz yüze görüşebilir, birlikte vakit geçirebilir ve aynı fiziksel alanı paylaşabilirsiniz. Bu aynı zamanda üst yönetim ve CEO’nuzun kendilerini tanıtmaları ve şirket hedeflerini paylaşmaları için de önemli bir fırsattır.
Esnek ve yeni fikirlere açık olun
Her işletmenin amacı faaliyetlerinde devamlı olmak ve kâr etmektir. Uzaktan çalışma ve hibrit işgücü sadece yeni çalışma seçenekleri ve yollarıdır. Yeni fikirlere açık olun ve ekibinizle büyük bir empati kurun. İşleri yapmanın yolu da yeri de değişti, artık her şey çok daha esnek. Ancak işletmelerin hedefi aynı kaldı. Ekibinizle bağlantı kurun, koordinasyon sağlayın ve onları mutlu ve üretken tutmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Ve mümkün olan en iyi çalışma ortamını yaratın.
İşin geleceği hangi modelde?
Saf uzaktan çalışma ve şirket içi çalışmanın bazı dezavantajları bulunmaktadır. Şirketler bu sebepten her iki modeli de kullanan esnek hibrit çalışma modeline odaklandılar. Bu düzeyde bir esnekliği uygulamaksa, İK departmanının ve tüm yönetimin büyük bir özveri göstermesini gerektiriyor. Yine de Esnek Hibrit Çalışma Modelini başaran şirketler daha büyük bir yetenek havuzuna ulaşabilir, genel giderleri ve maaş maliyetlerini azaltabilir, daha yüksek iş tatmini, süreçlerin daha iyi belgelendirilmesini sağlayabilir ve daha üretken, daha mutlu çalışanlar elde edebilir. Bu model değişikliğinin gereğini yapan şirketler süreçlerini kontrol altına alırken, kurumsallaşa ve dijitalleşme basamaklarını hızlıca tırmanacaklardır.
